İş hayatında networkümüzdeki insanlarla iletişimde kalmak bir hayli önemlidir. Bu iletişim kanallarını da çoğu zaman şirket kartları ile sağlarız. Tabii ki herşeyin dijital ortamda saklandığı bir dönemde yaşıyorken, başkalarının kartlarını yanınızda taşımak kolay olmadığı gibi, bu kartları saklamak ya da herhangi bir zamanda bu kartlara ulaşmak zor olabiliyor.

Şirket kartlarını dijital ortama taşımak ve Outlook üzerinde toplamak için ABBYY’nin şirket kartlarını tarama özelliğinden yararlanabilirsiniz. Bu özellik sayesinde birçok şirket kartını aynı anda tarayabilir ve kartlar üzerindeki bilgileri Excel dosyası üzerinde saklayabilirsiniz.

1. Adım

Öncelikle ABBYY Business Card Reader programını çalıştırın, Tarayıcı (Scan) bölümünde yer alan “Scan Cards” özelliğine tıklayın. Bu özellikle tarayıcınızın boyutuna göre birden fazla kartı tek seferde tarayabilirsiniz.

2. Adım

Tarama işlemini başlattığınızda ABBYY Business Card Reader otomatik olarak bu kartvizitleri tanımlamaya başlayacak ve ilgili alanlara göre bu bilgileri doldurmaya başlayacaktır. Aşağıdaki örnektede görebileceğiniz gibi, isim, e-posta, fax, telefon numarası, şirket adı, şirket adresi gibi birçok detay farklı bir bölüm üzerinde otomatik olarak kaydedilmiş durumda.

Ek bilgiler bulunuyorsa, altta bulunan “Notes” bölümüne bu bilgiler de ayrıca kaydedilecektir. Bunun yanı sıra kartvizitin dili de otomatik olarak ABBYY tarafından algılanmaktadır.

Dilerseniz bu ilgili bölümler üzerinde gerekli düzenlemeleri de yaparak, kaydetmeden önce bu değişiklikleri yapabilirsiniz.

3. Adım

Son olarak taradığınız kartvizitlerinizi dışarıya aktarmak için, sol üst menüde yer alan “Export All” (Tümünü Dışarı Aktar) seçeneğine tıklamanız gerekiyor.

Bu butona tıkladıktan sonra işlemin tamamlanması için bekleyin.

Dışarı aktarma işlemi tamamlandıktan sonra bu bilgiler otomatik olarak Outlook’a aktarılmış oluyor. Böylelikle doğrudan bu kişilerin bilgilerine Outlook üzerinden ulaşabilirsiniz.